Fungsi Pengorganisasian Dalam Administrasi (Organizing)

Sunday, January 1, 2017

Apa itu Fungsi Pengorganisasian?

Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam administrasi yaitu proses mengatur tugas, wewenang dan tanggung balasan setiap individu dalam manajemen. Menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan.

Fungsi pengorganisasian bukan spesialuntuk mengatur orang. Tapi tiruana sumber daya yang dimiliki. Termasuk uang, mesin, waktu, dan tiruananya. Tanpa terkecuali.

Mengapa fungsi organizing ini perlu dilakukan? Sepenting apa perannya? Dan bagaimana fungsi pengorganisasian dilaksanakan? Juga menyerupai apa prinsip prinsipnya?

Mari kita mulai.

Untuk mencapai tujuan perusahaan. 4 Fungsi manajemen wajib dijalankan. Salah satunya yaitu fungsi pengorganisasian.

Hal pertama untuk mengeksekusi perencanaan yaitu fungsi pengorganisasian.

Seberapa Penting Fungsi Pengorganisasian?

Lihat definisi fungsi administrasi pengoraganisasian diatas. Intinya adalah: mengatur.

Organizing yaitu tentang mengatur sumber daya. Mengatur biar tepat. Mengatur biar segala sesuatu berjalan dengan semestinya. Sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.

Ada banyak orang dalam satu perusahaan. Setiap orang tidak sama. Hampir di segala hal.

Keahliannya tidak sama. Ilmunya tidak sama. Motifasinya tidak sama. Tingkah lakunya tidak sama. Hampir tiruananya tidak sama.

Sementara mereka harus bekerja sama. Sementara mereka harus mewujudkan harapan perusahaan bersama. Untuk itulah diharapkan sesuatu yang mengaturnya: fungsi pengorganisasian.

Yang hebat menjual: biarlah menjadi marketing.

Yang hebat akuntansi: biarlah menjadi bab keuangan.

Yang hebat mesin: biarlah menjadi teknisi.

Dan tiruana orang punya keahliannya sendiri. Dalam pengorganisasian: mereka didiberi kiprah seusai dengan keahliannya. Sesuai kemampuannya. Sesuai kapasitasnya. Agar perusahaan bisa berjalan.

Coba bayangkan. Jika tanpa ada fungsi pengorganisasian. Semua bekerja: tanpa diatur. Tanpa di organisir. Siapa mengerjakan apa: tidak jelas. Maka spesialuntuk tinggal menunggu waktu. Perusahaan akan gulung tikar.

Bayangkan. Seorang teknisi mengurus pencatatan keuangan: kondisi keuangan tidak jelas.

Bayangkan. Seorang bendahara memperbaiki mesin: tambah rusak.

Tidak akan bisa berjalan. Karena memang bukan kapasitasnya. Untuk itu penting administrasi menjalankan fungsi organizing.

melaluiataubersamaini fungsi pengorganisasian. Semua acara menjadi praktis dijalankan. Semua sumber daya akan mempersembahkan hasil yang terbaik. Semua diatur sedemikian rupa.

Sumber daya apa yang harus digunakan. Mau dijadikan apa. Kapan harus digunakan. Dimana akan digunakan. Bagaimana cara menggunakannya. Siapa yang akan menggunakan. Semua menjadi jelas.

# Manfaat Fungsi Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian wajib dilakukan alasannya yaitu banyak manfaatnya. Untuk perusahaan. Diantaranya:

Mempergampang koordinasi antar pihak dalam kelompok
Pembagian kiprah sesuai dengan kondisi kekinian perusahaan
Setiap individu mengetahui apa yang akan dilakukan
Mempergampang pengawasan
Meterbaikkan manfaat spesialisasi
Efisiensi biaya
Hubungan antar individu semakin rukun

Kalau mau dirangkup. Seperti ini fungsi organizing dalam manajemen.

dalam administrasi yaitu proses mengatur kiprah Fungsi PENGORGANISASIAN dalam Manajemen (Organizing)

Bagaimana Proses Fungsi Pengorganisasian Dijalankan?

Ada beberapa tahapan dalam menjalankan fungsi pengorganisasian. Tidak serta merta eksklusif main tunjuk.

#1. Mangacu pada Rencana dan Tujuan Manajemen

Proses pengorganisasian dalam administrasi berangkat dari sini: Rencana dan Tujuan. Yang sudah disusun sebelumnya. Dan tidakboleh lupa: fungsi pengorganisasian ini ialah sanksi dari planning dan tujuan. Yang diinginkan sebelumnya.

Ini yaitu tahap pertama dalam perjuangan merealisasikan planning manajemen. Desain fungsi pengorganisasian dipengaruhi dan diubahsuaikan dengan perencanaan. Arah pengorganisasian akan ditentukan disini.

Setiap personil harus memahami tujuan manajemen. Tanpa terkecuali. Agar arahnya benar. Agar bekerjanya bisa efektif. Agar biaya yang dikeluarkan sedikit.

#2. Menentukan Tugas Utama

Rencana dan tujuan sudah didapat. Saatnya untuk memilih dan merinci kiprah utama pengorganisasian.

Manajemen punya banyak level. Memiliki sub-sub bagian. Dalam perusahaan terdapat manajemen keuangan, administrasi pemamasukan, administrasi operasional. Dan sub administrasi lain. Di tingkatan atau level administrasi yang lain. Yang lebih tinggi, atau yang lebih rendah.

Pada tahap ini, kiprah utama setiap bab administrasi ditentukan. Tugas yang didiberikan tidak sama. Dirinci sesuai dengan bidangnya.

Intinya: tetapkan struktur perusahaan. Supaya garisnya jelas. Kewenangannya jelas. Dan tanggung jawabannya juga jelas.

#3. Membagi Tugas kepada Individu

Ini lanjutan tahap kedua tadi. Sesudah kiprah utama dirinci: siapa individu yang akan melakukannya?

Tahap ini krusial. Eksekutor planning tadi yaitu individu. Keberhasilannya ditentukan oleh individu yang menjalankan. Salah memilih orang: risiko gagal lebih besar. Pada bab ini harus hati-hati.

Setiap pekerjaan harus diserahkan kepada ahlinya. Yang sudah terbutki rekam jejaknya. Dan juga pengalamannya. Mulai dari pekerjaan besar, sampai pekerjaan kecil. Harus dikerjakan oleh orang yang tepat. Tidak main asal tunjuk.

Ini juga berarti: mendelegasikan kewenangan. Kepada individu yang dianggap mampu. Mengerjakan kiprah yang didiberikan. Hal menyerupai ini kita kenal sebagai: departemen. Atau departemenisasi.

#4. Mengalokasikan Sumber Daya

Tugas sudah ditentukan. Orangnya sudah ditunjuk. Kini saatnya untuk mengalokasikan sumber daya perusahaan. Untuk dimanfaatkan, digunakan, dan mempersembahkan manfaat yang terbaik.

Apa yang dimiliki perusahaan? uang? mesin? bahan? pasar? resep? atau metode?

Semuanya diperhitungkan. Digunakan. Dan dialokasikan secara tepat. Untuk mempersembahkan laba bagi perusahaan. Mau diapakan, terserah.

Yang penting sesuai dengan perencanaan. Yang penting sesuai dengan tugas. Yang penting bisa menghasilkan. Dan yang memakai sumber daya yaitu personel individu yang ditunjuk tadi.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen dan Penjelasan Detailnya

#5. Evaluasi Strategi Pengorganisasian

Evaluasi yaitu tahap terakhir. Akankah seni administrasi pengorganisasian akan berjalan sesuai yang diharapkan? adakah penyimpangan? adakah perubahan?

Atau trategi pengorganisasian yang disusun justru menjadi sumber problem itu sendiri?

INI gunanya evaluasi. Melihat kembali yang terjadi. Dan mengantisipasi yang akan terjadi. Semua hal buruk bisa saja terjadi. Kapan saja. Perubahan tidak mengenal waktu. Kadang tanpa disertai alasan. Tiba datang kondisi mengalami perubahan. Drastis. Sesuatu yang tidak diprediksi sebelumnya. Yang artinya seni administrasi pengorganisasian: tidak sesuai. melaluiataubersamaini kondisi kekinian. Bisa-bisa: gagal.

13 Prinsip Pengorganisasian

Ada syaratnya. Agar pengorganisasian berjalan sukses. Setidaknya harus memenuhi 13 prinsip pengorganisasian dibawah ini.

#1 Kekuasaan dan Tanggung Jawab

Ini sudah sangat jelas. Setiap departemen punya wewenang dan tanggungjawabannya masing masing. Setiap kelompok dan individu: kekuasaan dan tanggung jawabannya tidak sama. Dipisah. Sesuai dengan posisi dan tugasnya.

Hierarkinya: jelas. Hitam diatas putihnya juga jelas. Dan hukuman bagi yang melanggar juga harus jelas.

#2 Disiplin

Disiplin wajib hukumnya. Jika ingin sukses dlam hal apa saja. Terlebih lagi dalam perusahaan. Di dalam organisasi, disiplin bukan spesialuntuk sekedar tepat waktu. Tapi juga sesuai dengan prosedur. Sesuai dengan kewenangan. Dan sesuai dengan tanggung jawabannnya.

Kegagalan acara bisa berpertama dari problem disiplin. Ketidakdisiplinan spesialuntuk akan membuat masalah. Setiap problem spesialuntuk akan membuat pekerjaan menjadi berat.

#3 Keterpaduan Arah

Setiap individu bekerja dengan kiprah sendiri. Setiap kelompok juga bekerja dengan tugasnya sendiri. Setiap departemen sibuk dengan pekerjaannya sendiri. Organizing memang menciptakannya mempunyai kiprah yang tidak sama.

Tapi.

Meskipun bekerja sendiri. Sesuai dengan bidangnya. Tapi antara satu dan yang lainnya saling berkaitan. Tetap dalam satu koridor. Satu tujuan. Seperti yang sudah disusun dalam perencanaan.

Pekerjaan setiap orang memang tidak sama. Tugas setiap departemen memang tidak sama. Tapi tujuannya sama. Tujuannya spesialuntuk satu.

#4 Kesatuan Perintah

Mungkin anda ingat militer. Tentang kesatuan perintah. Dimana komandan selalu didengar. Perintahnya selalu dikerjakan. Tidak peduli kondisnya menyerupai apa. Tidak peduli mitra sebelah berbicara apa. Perintah komandan harus dilaksanakan.

Begitu juga dengan organisaasi administrasi perusahaan. Perintah dari atasan harus dijalankan. Atasan yang mana?

Pertanyaan ini penting: atasan yang mana? Yang harus didengarkan.

Terkadang beberapa atasan mempunyai perintah yang tidak sama. Dan anak buah akan bingung. Harus menjalankan yang mana. INI pentingnya kesatuan perintah. Tidak terjadi simpang siur perintah. Yang harus dijalankan oleh bawahan.

Semua menjadi jelas. Perintahnya. Tugasnya. Tanggung jawabannya. Evaluasinya. Dan ini: misal kalau gagal, praktis siapa yang akan ditunjuk hidungnya.

#5 Sub-Ordinasi Kepentingan

Maksudnya yaitu mengutamakan kepentingan perusahaan. Kepentingan umum organisasi diatas kepentingan departemen. Kepentingan departemen diatas kepentingan kelompok. Kepentingan kelompok diatas kepentingan pribadi individu. Begitu seterusnya.

Terkadang setiap individu mempunyai pemikirannya sendiri. Terkadang setiap departemen mempunyai idenya sendiri. Tetapi. Jika dirasa tidak sesuai dengan tujuan dan perencanaan: sebaiknya tidak dijalankan.

Karena bisa mengubah banyak hal. Yang sudah direncanakan. Tujuan organisasi bisa meleset. Ide-ide gres atau aliran gres harus dibicarakan doloe. Harus diubahsuaikan doloe. melaluiataubersamaini perencanaan yang sudah dijalankan.

#6 Sentralisasi

Sentralisasi mungkin berafiliasi dengan kesatuan perintah. Sentralisasi merujuk pada terpusatnya kekuasaan di satu titik. Dibagian puncak manajemen.

Apa-apa tiruana berpertama dari pusat. Tidak dari perdepartemen. Desentralisasi mungkin masih belum bisa dijalankan untuk organisasi perusahaan.

Desentralisasi berpikir secara parsial. Tidak utuh. Hanya terserius pada keahliannya saja. Kepentingan yang lebih besar tidak bisa terlihat jelas. Dan lagi: kekuasan setiap kelompok tidak banyak.

Untuk itulah diharapkan sentralisasi kekuasaan. Pada administrasi puncak. Pemiliknya tetap menunjuk manajer puncak untuk menguasai banyak hal. Itu lumrah.

#7 Remunerasi

Ini problem yang sensitif. Remunerasi yaitu kompensasi yang diterima oleh karyawan. Atas segala usaspesialuntuk didalam organisasi perusahaan. Kasarnya: pembayaran penghasilan, bonus, tuntidakboleh dan hal lain yang menjadi hak para karyawan.

Makara remunerasi berbicara tentang perut karyawan. Ujung tombak perusahaan. Remunerasi harus didiberikan secara layak. Sesuai dengan kapasitasnya. Sesuai dengan prestasinya. Sesuai dengan haknya. Dan sesuai dengan waktunya.

Ini penting.

Yang menjalankan roda perusahaan yaitu seluruh karyawannya. Jika karyawan kecewa: efeknya negatifnya bisa sangat panjang. Produktifitas bisa menurun. Hubungan antar individu tidak jalan. Kualitas produk tidak sempurna. Penjualan dibawah target. Biaya perusahaan membengkak. Dan banyak imbas negatif lainnya. Sangat banyak.

Remunerasi harus dijalankan sebagaimana mestinya. Dan dipakai untuk memotifasi karyawan. Agar mereka menjalankan tugasnya dengan sempurna.

#8 Keteraturan

Segala sesuatu dalam menjalankan kiprah harus dengan teratur. Sesuai dengan mekanisme yang diputuskan. Menjalankan kiprah harus dalam koridornya. Setiap sesuatu yang tidak teratur: efeknya selalu negatif untuk perusahaan.

Aturan dibentuk untuk dilanggar? itu spesialuntuk pembenaran bagi pelanggar saja. Itulah yang membuat tidak maju. Aturan dibentuk untuk dipatuhi.

#9 Inisiatif

Terkadang, dalam menjalankan sesuatu. Ada ide-ide gres yang muncul. Ide gres tersebut harus diakomodir. Harus diperhitungkan. Harus dihargai. Tidak peduli munculnya dari mana. Tidak peduli siapa yang mempunyai ide. Tidak peduli bahkan kalau inspirasi tersebut berasal dari kuli bergairah sekalipun.

Harus ada wadah untuk itu. Untuk menyalurkan ide-ide gres itu.

Bagus atau tidak idenya. Bisa direalisasikan atau tidak idenya. Yang penting: ditampung.

Baru dipikirkan. Dibahas. Dan ditentukan: apakah idenya diterima atau tidak?

#10 Rantai Kekuasaan

Rantai kekuasasan yang ideal: tidak gemuk. Tidak panjang. Sedikit tapi padat. Padat tapi sedikit. Sedikit tapi efektif. Maksimal.

Rantai kekuasaan yaitu seberapa panjang tingkat hierarki dalam organisasi. Panjang tidaknya ditentukan oleh kebutuhan. Dan juga skala perusahaan. Semakin besar: semakin panjang, semakin gemuk.

Seberapa banyak tingkatan manajemen dalam perusahaan? sekali lagi: tergantung kebutuhan.

#11 Stabilitas Hubungan Kerja

Anda coba bayangkan. Teman kantor anda rese'. Menyebalkan. Selalu bikin ulah. Bahkan bikin masalah. Ditegur malah ngelunjak. Ujungnya: anda tidak suka dia. Dia juga tidak suka anda. Kerja menjadi tidak nyaman. Kerja menjadi lebih berat. Bahkan konflik bisa meluas. Merembet kerekan terdekat.

Menjadi konflik horisontal. Bahkan bisa vertikal.

Akhirnya produktifitas tidak jalan.

Hal menyerupai ini harus dihindarkan. Dalam dunia kerja. Dalam organisasi manajamen. Bisa menghambat kinerja organisasi. Perencanaan bisa saja tidak jalan.

Untuk itulah kadang manajemen sumber daya manusia dibutuhkan. Mengawasi hubungan kerja para karyawan.

#12 Keadilan

Adil dalam lingkup perusahaan. Bentuknya bisa bermacam-macam.

Misalnya. Reward and punishment.

Yang bekerja manis sanggup bonus. Yang buruk sanggup hukuman. Harus adil.

Yang bekerja dengan semangat bisa dipromosikan karirnya.

Yang bekerja setengah hati bisa dipindahkan posisinya. Ketempat yang mungkin lebih tidak enak.

Dan banyak teladan keadilan lainnya. Yang harus dijalankan.

#13 Team Work

Bukan hal yang mengejutkan lagi. Kerja sama tim dalam organisasi mutlak diperlukan. Tanpa perlu diperdebatkan.

Bagaimana setiap individu dan departemen bekerja sama. Dalam mekanisme dan kiprah yang ditentukan. melaluiataubersamaini hubungan yang mapan. Akan membuahkan kesuksesan dalam sanksi planning organisasi.

Jika anda merasa ada yang tidak sesuai dengan klarifikasi pengorganisasian diatas. Silahkan tinggalkan komentar dibawah ini. Dan tidakboleh lupa membaca artikel lain.

Tag : Fungsi Manajemen, Manajemen