Fungsi Pengarahan (Actuating) Dalam Manajemen

Sunday, December 16, 2018

Definisi dan Konsep Pengarahan dalam Manajemen

Fungsi pengarahan (fungsi manajemen actuating) yaitu fungsi pokok manajemen yang bisa dijalankan setelah fungsi perencanaan dan fungsi organisasi dalam organisasi sudah dilaksanakan.

Pengertian fungsi pengarahan (directing) yaitu kegiatan mempersembahkan instruksi, perintah, petunjuk kepada orang lain. Untuk menjalankan yang sudah direncanakan.

Siapa yang mempersembahkan pengarahan ?

Dalam struktur manajemen, manajemen puncak akan mempersembahkan pengarahan kepada administrasi pada tingkat dibawahnya. Manajemen ditingkat menengah akan mempersembahkan pengarahan kepada administrasi ditingkat yang lebih bawah lagi.

Begitu seterusnya....

Sampai kepada orang yang mempunyai wewenang terakhir. Seperti mandor yang akan mempersembahkan pengarahan terhadap para pekerja dilapangan.

Pengarahan juga sering disebut dengan fungsi actuating (menggerakkan) atau directing. Artinya: manajer diposisi tinggi menggerakkan pihak yang berada di posisi sempurna dibawahnya.

Actuating yaitu usaha. Atau ikhtiar manajemen. Dijalankan biar tujuan administrasi tercapai. Tindakannya memakai perencanaan sebagai pedomannya.

Agar pengarahan berjalan dengan baik, dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik. Jiwa kepemimpinan yang baik bisa mengarahkan orang dengan baik. melaluiataubersamaini jelas. Saling kolaborasi dan yang penting: tidak terjadi perperihalan. Atau paling tidak: meminimalisir potensi perperihalan. Yang bisa berujung pada konflik.

Bagaimana melaksanakan pengarahan yang baik?

Kuncinya: komunikasi. Pemimpin harus punya kemampuan komunikasi yang baik. Jelas, simpel dimengerti. Pesan dan instruksi yang didiberikan: harus sampai. Bisa diterima dengan baik. Supaya bisa dijalankan dengan baik juga.

Sebagus apapun perencanaannya, seganteng artispun manajernya, jikalau tidak punya kemampuan komunikasi yang baik: bahawan akan kesusahan menjalankan perintahnya. Mengeksekusi perencanaannya. Hasilnya tidak akan terbaik. Atau malah membuat masalah. Konflik. Ujung ujungnya: rugi.

Secara teori manajemen. Ada beberapa hal yang mesti dilakukan oleh pemimpin. Untuk mengarahkan anggota bawahannya.

Memdiberi orientasi kiprah yang harus dijalankan
Memdiberi petunjuk baik petunjuk umum dan petunjuk yang khusus
Mempengaruhi anggota bawahan
Memotivasi anggota yang menjalankan tugas.

Manfaat Fungsi Pengarahan

"Hei engkau, kesini, engkau kerjakan ini. Susun yang benar, laporannya saya tunggu. Jangan usang lama". Ujar atasan kepada bawahan.

Percakapan tersebut yaitu kepingan kecil dari acara pengarahan. Atasan menyuruh bawahan. Untuk melaksanakan tugasnya. Tapi, pengarahan tidak sesempit itu. Tidak spesialuntuk menyerupai itu. Tidak asal main suruh begitu. Bukan spesialuntuk bermanfaa menyuruh orang begitu.

Tapi ada banyak hal lain. Yang lebih mendasar: bagaimana pengarahan itu dijalankan dan apa saja manfaatnya. Yang bisa diperoleh.

#1. Memprakarsai Aksi (Initiatos Action)

Bawahan tidak akan memulai pekerjaan, jikalau tidak ada yang menyuruhnya. Tidak ada yang menuntunnya. Bawahan pasti takut salah. Takut tidak sesuai.

Untuk itu, pengarahan dari atasan sangat diperlukan.

Apa yang harus mereka lakukan?
Kapan harus dilakukan?
Bagaimana cara melakukannya?

Fungsi pengarahan bisa mengambarkan itu tiruana. Atasan harus mengkomunikasikannya.

Fungsi pengarahan membuat karyawan bisa memahami dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang didiberikan oleh atasan.

#2. Sebagai Alat Motivasi (Means of Motivation)

Hal yang umum: pegawai menjalankan apa yang diperintahkan spesialuntuk sebab tugasnya. Dia bekerja untuk mencari uang. Motivasi pegawai: uang. Kadang tidak peduli dengan kondisi perusahaan. Dia spesialuntuk ingin bekerja dan mendapat uang.

Mereka menjalankan kiprah yang didiberikan. Selesai. Hasilnya? Belum tentu terbaik. Siapa peduli.

Fungsi pengarahan bukan spesialuntuk ihwal menyuruh. Dan menuntut. Tapi juga memotivasi yang disuruh.

Setiap bawahan pasti punya problem tersendiri. Punya kendala tersendiri. Dan juga motivasi tersendiri. Manajemen atas harus bisa mempersembahkan klarifikasi dan motivasi yang lebih. Untuk para bawahannya. Agar menjalankan tugasnya secara terbaik, mendetail.

Pemimpin harus bersahabat dengan bawahan. Membuatnya punya motivasi berlebih untuk menjalankan perintah yang sudah direncanakan. Kalau bisa: membaur dan menyediakan reward and punishment bagi bawahannya.

#3. Mengintegrasikan Upaya (Integrates Efforts)

Setiap perusahaan pasti mempunyai beberapa bagian. Beberapa departemen. Tiap kepingan tidak sama.

Yang punya tugasnya sendiri. Punya tanggungjawabannya sendiri. Dan mereka: berjalan sendiri.

Salah satu manfaat pengarahan yaitu ini: menciptakannya berjalan diberienteng. Membuatnya saling bekerja sama. Membuatnya tidak saling konflik kesesama. Intinya: saling terintegrasi. Diantara kepingan bagian, dintara departemen departemen, dan diantara individu individu dalam perusahaan.

Integrasi sangat perlu. Agar langkah perusahaan sesuai dengan planning yang diinginkan. Tidak parsial, setengah setengah. Dan segala yang diusahakan menjadi efektif.

Agar berhasil, atasan harus melaksanakan "persuasive leadership". Pendekatan yang persuafi kepada tiruana orang yang menjalankan tugasnya. Dan komunikasi yang efektif antar kepingan bagian diperusahaan.

Selama melaksanakan pengarahan, ini yang harus dilakukan oleh atasan: memdiberi petunjuk, instruksi, dan ilham kepada bawahan. Kepada setiap departemen.

Makara tidak spesialuntuk main tunjuk dan suruh saja.

#4. Menyediakan Stabilitasi (Privides Stability)

Perusahaan akan bahagia jikalau bekerja dalam kondisi yang stabil. Siapapun suka dengan kondisi yang stabil. Tidak sering terjadi perubahan. Tidak sering terjadi gejolak. Yang bisa merugikan. Dan memerlukan banyak penyesuaian.

Potensi konflik pasti ada.

Stabiltias perusahaan harus diciptakan. Kondisi internal perusahaan harus stabil. Agar tiruana kepingan bisa berfungsi dengan sebagaimana mestinya. Fungsi pengarahan bisa diterbaikkan untuk problem ini.

Ini yang harus dimiliki manajer: komunikasi yang efektif, persuasif, supervisi yang tegas dan motifiasi.

Komunikasi yang efektif diperlukan: biar orang mengerti kiprah dan tanggungjawabannya. Mengerti apa yang harus dilakukan. Dan paham apa imbas negatifnya.

Komunikasi yang persuasif diperlukan: biar orang yang tidak baiklah menjadi setuju. Yang menolak menjadi menerima.

Supervisi yang tegas diperlukan: biar orang mematuhi perintahnya, menjalankan perintah dengan semestinya, tidak berani melaksanakan penyimpangan.

Motivasi diperlukan: Agar yang malas menjadi semangat, yang semangat jadi lebih semangat, yang produktif menjadi lebih produktif.

Apabila tiruana itu bisa berjalan. Tidak ada alasan untuk internal perusahaan menjadi tidak stabil.

#5. Penggunaan Sumber Daya dengan Efisien

Fungsi pengarahan terperinci akan mengarah kepada ini: efisiensi perusahaan.

Orang, uang, alat, mesin selalu diarahkan untuk efisien.

melaluiataubersamaini fungsi pengarahan orang akan jelas: beliau akan melaksanakan apa, dimana, kapan, memakai apa dan berapa anggarannya. Sudah jelas. Efisien.

Pengarahan akan memagari hal hal yang tidak jelas. Yang tidak terperinci tentu tidak akan dijalankan. Yang tidak efisien ditinggalkan.

melaluiataubersamaini begitu: sumber daya yang dimiliki bisa bekerja secara terbaik. Memdiberik laba maksimum. Meminimalkan biaya. Ujungnya: menambah profit.

#6. Koping Perubahan

Koping yaitu proses pembiasaan diri terhadap perubahan perubahan yang terjadi.

Dalam aturan ekonomi, kondisi akan selalu mengalami perubahan. Yang doloenya lambat kini menjadi cepat, yang doloe dibutuhkan menjadi tidak dibutuhkan, yang doloe mahal menjadi murah, yang murah menjadi mahal. Semua pasti akan berubah. Cepat atau lambat.

Perubahan harus direspon oleh perusahaan. Agar tetap bisa bertahan. Eksis dengan pasarnya, tidak kehilangan pelanggannya, tidak kehilangan karyawannya, tidak kehilangan momentumnya, dan tidak kehilangan keuntungannya.

Perubahan internal perusahaan juga sangat bisa terjadi. Perubahan bisa membuat atasan atau bawahan menjadi kaku. Tidak siap. Ketinggalan.

Pengarahan bisa diandalkan untuk bisa menghadapi perubahan itu. Pengarahan dipakai untuk beradapatasi dengan kondisi yang baru. Baik internal ataupun eksternal.

Sederhananya begini, jikalau doloe bawahan diarahkan atau ditugaskan untuk begini, maka kini ditugasnya diubah menjadi begitu. Dulu kiprah disini, kini ganti kiprah disana. Dulu jual disini, kini jual disana. Dulu pakai surat, kini pakai email. Sekarang pakai email nanti diganti Whatsapp. Dan tiruana perubahan lainnya yang sedang terjadi. Atau menuntut terjadi. Atau yang akan terjadi.

Perubahan itu niscaya, meninggalkan yang tidak setuju. Adaptasi itu perlu, Setuju ataupun tidak setuju.

Fungsi pengarahan bisa dimanfaatkan manajemen. Untuk berkomunikasi bahwa ada sifat dan isi yang berubah. Memdiberitahu kepada bawahan secara terperinci dan simpel dimengerti.

Tantangan dalam Fungsi Pengarahan

Fungsi pengarahan tidak berjalan normal begitu saja. Tentu disetiap bidang. Apapun itu: punya tantangan tersendiri. Tidak terkecuali dalam menjalankan fungsi pengarahan. Berikut diantaranya:

#1. Tingkah Laku Manusia (Human Behavior)

Tidak ada salahnya administrasi mempelajari ilmu ini: psikologi, antropologi, sosiologi, psikologi sosial. Dan ilmu lainnya. Yang bekerjasama dengan tingkah laris manusia.

Ilmu itu cukup penting. Jika dikaitkan dengan fungsi pengarahan. Karena ini: didalam administrasi terdiri dari banyak orang. Banyak pihak. Banyak kepala. Banyak ide. Dan banyak masalah.

Setiap anggota individu dalam manajemen: tidak sama. Tingkah lakunya tidak sama.

Ada yang rajin. Ada yang malas. Ada yang penjilat. Ada yang pencitraan. Ada yang agresif. Ada yang gila kuasa. Ada yang sungguh sungguh. Macam - macam tingkahnya.

Pengarahan tidak akan sukses jikalau tidak melihat bagaimana tingkah laris anggota individu dalam organisasi. Ini penting. Pendekatan setiap individu: tidak sama. Pendekatan tiap kelompok kerja: tidak sama. Teknik mengarahkannya: tidak sama.

Pengarahan tugasnya: menyatukan yang tidak sama beda itu untuk kompak. Melakukan hal yang sama. Secara bersama. Yang sesuai dengan tujuan organisasi.

#2. Hubungan Manusia

Hubungan insan disini yaitu hubungan antar individu dengan individu. Atau individu dengan kelompok. Dalam wadah organisasi.

Setiap anggota organisasi pasti akan berhubungan. Satu sama lain. melaluiataubersamaini membawa urusan masing masing.

Karena setiap individu tidak sama. Kepentingnya juga tidak sama. Tingkah lakunya tidak sama. Maka potensi konflik akan ada. Oleh siapa saja. Bisa individu, bisa kelompok.

Fungsi pengarahan bisa dipakai untuk ini. Menyelaraskan hubungan insan ini. Instruksinya dipakai untuk menyatukan. Mempersempit ruang konflik. Menjembatani antar individu dan kelompok.

#3. Kepemimpinan

Ini penting. Bahkan sangat penting. Untuk dipelajari oleh manajemen. Khususnya administrasi puncak. Atau pihak yang punya bawahan. Sukses tidaknya pengarahan: terserah pemimpinnya. Terserah kepemimpinnya.

Pemimpin yaitu orangnya. Kepemimpinan: gaya memimpinnya. Gaya mengarahkannya, gaya koordinasinya, gaya membina anak buahnya. Agar mereka mau melaksanakan apa yang diinginaknnya.

Harus tahu: kapan tegas, kapan santun. Harus mengerti: kapan instruksi, kapan motivasi.

Pengalaman sangat besar lengan berkuasa terhadap sifat kepemimpinan seseorang.

#4. Komunikasi

Mungkin ini yaitu seninya fungsi pengarahan. Bagaimana cara memberikan pesan. Tekniknya menyuruh orang. Tekniknya memotifasi orang. Tekniknya meredakan konflik: komunikasi.

Ilmu fundamental yang harus dimiliki oleh manajemen. Yang punya wewenang dalam pengarahan.

"Komunikasi yaitu alat untuk memberikan perintah, laporan, diberita, ide,gagasan, pesan atau informasi dari komunikator (pengirim) kepada pihak lain (penerima) biar di antara merekasaling diberinteraksi".

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan.

Ada 4 fungsi dari komunikasi:

Instruktive: memdiberi perintah kepada bawahan.
Evaluative: memdiberi laporan bawahan kepada atasan
Informative: memberikan diberita, pesan sebagai info tambahan
Influencing: memdiberi masukan atau nasihat.

6 Karakteristik Pengarahan

Ilmu dan praktek pengarahan berkembang dari waktu ke waktu. Ada beberapa karakteristik dalam ilmu pengarahan.

#1. Pervasive Function

Pervasive function yaitu bentuk pengarahan yang diterima diberbagai tingkatan organisasi perusahaan. Setiap manajer. Setiap atasan mempersembahkan petunjuk kepada masing masing bawahannya.

#2. Continous Activity

Fungsi pengarahan dilakukan terus menerus. Tanpa henti. Sepanjang organisasi berdiri. Sepanjang perusahaan beroperasi. Dilakukan dengan konsisten. melaluiataubersamaini kualitas dan cara yang berkembang.

#3. Human Factor

Human faktor yaitu sikap manusia. Perilaku yang tidak susah diprediksi. Perilaku yang kompleks. Satu sama lain:tidak sama. Sedangkan instruksi yang didiberikan: sama. Fungsi pengarahan sangat bersahabat dengan human factor. Selalu diperhatikan. Dimanapun organisasinya. Apapun bisnis perusahaannya.

#4. Creative Activity

Ini salah satu fungsi pengarahan: mengubah planning menjadi tindakan. Jika tanpa diarahkan: seorang bawahan menjadi tidak aktif. Tenaga, pikiran dan ide idenya tidak berkontribusi terbaik.

#. 5 Executive Function

Maksudnya begini: bawahan mendapatkan dan menjalankan intruksi spesialuntuk dari atasannya saja. Fungsi pengarahan dijalankan oleh tiruana executive. Atau tiruana level manajer. Ditiruana jenjang atau tingkatan manajemen.

Selain pihak itu: intruksinya tidak akan dijalankan oleh bawahan.

#6. Delegated Function

Atasan. Diamanapun itu. Siapapun itu. Punya keterbatasan. Dalam bekerja memimpin bawahannya. Fungsi ini membuat pengarahan menjadi gampang. Mendelegasikan kewenangannya kepada orang lain. Yang dipercaya. Yang mempunyai kualitas. Yang bisa memmenolongnya mengurus pekerjaan yang kompleks.

* Akhir

Fungsi pengarahan cakupannya luas. Butuh disiplin ilmu yang komplek. Butuh ilmu komunikasi, ilmu sosiologi dan ilmu ilmu lainnya. Semoga goresan pena ini bisa memmenolong anda. Walau tidak detail dan mendalam (indeep). sebab akan terlalu panjang. Terima kasih.

Tag : Fungsi Manajemen, Manajemen