Ini 4 Fungsi Administrasi Dan Penjelasannya

Wednesday, December 26, 2018

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

Planning (fungsi perencanaan)
Organizing (fungsi pengorganisasian)
Actuating / Directing (pengarahan)
Controlling (pengendalian)

Untuk memperoleh hasil secara terbaik, para manajer harus bisa menguasai seluruh fungsi administrasi yang ada.

Fungsi Manajemen

Fungsi Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi administrasi berdasarkan para hebat yang satu dengan yang lainnya secara umum mempunyai banyak kesamaan. Fungsi administrasi berdasarkan Henry Fayol dan GR Terry sebut ada 4 fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning ialah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun planning seni administrasi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi banyak sekali planning alternatif sebelum menetapkan sebab ini ialah langkah pertama yang bisa kuat secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi administrasi yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa acara dalam fungsi perencanaan

Menetapkan arah tujuan dan sasaran bisnis
Menyusun seni administrasi untuk mencapai tujuan tersebut
Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang administrasi bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

# Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini mempersembahkan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta mempersembahkan pentunjuk rujukan penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung tanggapan administrasi puncak.

# Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif.

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung tanggapan perencanaan middle level berada pada administrasi menengah.

# Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Perencanaan jenjang bawa lebih serius terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen pelaksana ialah pihak yang bertanggung tanggapan dalam perencanaan jenjang bawah ini

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat diberikut:

Mempunyai tujuan yang jelas
Sederhana, tidak terlalu susah dalam menjalankannya
Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
Mempunyai keseimbangan, tanggung tanggapan dan tujuan yang selaras pada setiap bagian
Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

# Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

Bisa membuat pelaksanaan kiprah jadi sempurna dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
Megampangkan pengawasan
Menjadi anutan dasar di dalam menjalankan kegiatan

Baca penjelasan lebih lanjut : Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen (Manajemen Planning)

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) ialah pengaturan sumber daya insan dan sumber daya fisik yang dimiliki biar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan tiruana orang, alat, kiprah dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa megampangkan manajer untuk mengawasi dan memilih orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan kiprah yang sudah dibagi-bagi.

Tugas apa yang harus dikerjakan ?

Siapa personil yang akan melakukannya ?

Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?

Siapa yang harus bertanggung tanggapan terhadap kiprah tersebut ?

Semua sudah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan mekanisme yang diperlukan
Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawaban
Merekrut, menyeleksi, dan melaksanakan petes serta pengembangan tenaga kerja
Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur Unsur Organizing

Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
Melakukan kegiatan yang sudah diputuskan
Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
Menciptakan spesialisasi ketika menjalankan tugas
Personil dalam perusahaan mengetahui kiprah apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

Pendelegasian wewenang dari administrasi puncak kepada administrasi pelaksana.
Adanya dukungan kiprah yang jelas.
Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan tiruana kegiatan yang dilakukan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan ialah upaya untuk membuat suasana kerja dinamis, sehat biar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

Membimbing dan memdiberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
Memdiberi kiprah serta penjelasan secara rutin wacana pekerjaan
Menjelaskan tiruana kebijakan yang sudah diputuskan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi administrasi ialah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian ialah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang sudah dibuat, juga melaksanakan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

Mengevaluasi keberhasilan dan sasaran dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah diputuskan
Melakukan penjelasan dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
Memdiberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi duduk masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal diberikut :

Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan simpel mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang bersiklus mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
Dispatching (perintah pelaksanaan), ialah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai sempurna waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan simpel diidentifikasi siapa yang melaksanakan kesalahan
Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan mempersembahkan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melaksanakan kesalahan dan mempersembahkan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik ialah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau abjad dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata rujukan dan planning perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.

Tag : Fungsi Manajemen, Manajemen